[보고서]맛깔 나는 보고서 쓰기
<출처: flickr by lusikkolbaskin>
직장인 872명을 대상으로 설문조사를 실시한 결과, 전체 응답자의 72.1%가 '업무상 문서작성에 어려움을 느끼고 있다'고 답했다.
<출처: http://news.naver.com/main/read.nhn?mode=LSD&mid=sec&sid1=102&oid=001&aid=0001102974>
이처럼 문서를 작성하면서 어려움을 느끼신 적 없으신가요?
항상 작성하는 것이 보고서지만 효율적으로 보고서를 작성하는 사람들은 적습니다. 왜 그럴까요?
그 이유는 보고서에 대한 작성법을 배운 적이 없기 때문이죠. 누군가 알려주기도 애매한 업무죠.
그래서!! 폴더군이 한 번 정리해 봤습니다. 어떻게 하면 맛깔 나게 보고서를 쓸 수 있는지 한 번 알아봅시다~!
보고서의 의미
보고서의 사전적 의미는
"어떤 일에 대하여 연구했거나 조사한 내용 또는 업무에 대한 사항을 타인에게 보고 하기 위해 작성한 문서"로 정의됩니다.
모두 보고서의 의미를 알고 있지만, 막상 보고서를 작성하려고 하면 어떤 내용을 어떠한 방식으로 전개해야 할지 어렵게 느껴집니다. 문제가 무엇일까요?
<출처: pixabay by geralt>
보고서 작성이 어려운 이유?
이유는 보고서 자체의 목적보다 보고서를 쓰는 것에 집중하기 때문입니다.
보고서를 작성하다 보면 작성하는 것 자체에 매달리게 되고, 본래 작성하고자 했던 목적을 잊어버리게 됩니다.
그럼 도대체 이러한 상황에 맞닥뜨리게 되면 어떠한 점을 놓치게 될까요???
<출처: http://www.jungum.com/kr/html/Report_Info_02.html?part=Report&sec=2>
위의 그림에서 자신의 문제점이 보이시나요?
보이신다면 금방 고치실 수도 있겠지만 그렇지 않다면, 많은 노력을 하셔야 합니다.
보고서 작성 Tip! Tip! Tip!
<출처: pixabay by PublicDomainPictures>
첫 번째, 보고서에 담고자 하는 핵심 내용이 무엇인지 결정해야 합니다.
이는 신문기사의 제목과 같은 역할로써 글 전체의 방향성을 제시합니다. 그래서 중복되는 내용을 미리 제거하고, 초기에 보고서의 형태를 정할 수 있기 때문에 효율적인 보고서 작성이 가능하게 됩니다.
다시 말해서 요점이라는 큰 기둥을 잡고 그 기둥에 서서히 내용이라는 가지를 붙여가는 형태입니다.
두 번째, 보고할 내용을 전반적으로 정리하는 가이드 라인을 만듭니다.
보고서 뿐만이 아니라 글을 작성할 때, 전반적인 글의 구성을 하는 것은 꼭 필요합니다.
보고서 작성시, 내용이 길어지게 되면, 자신이 말하고자 했던 내용에서 벗어날 수 있습니다. 그럴 때 자신의 길을 잃지 않게 가이드 라인을 보며 글을 구성합니다.
그렇게 되면 글은 전반적으로 읽는 이에게 탄탄한 느낌을 줄 수 있고 핵심내용을 놓치지 않을 수 있습니다.
세 번째, 기승전결이 아닌 "결.기.승.전"으로 작성해야 합니다.
보통의 글은 기.승.전.결.의 형태를 이룹니다. 하지만 보고서의 경우, 상사에게 말하고자 하는 내용을 앞서 보여주는 것이 좋습니다. 이는 보고서라는 특수한 상황 때문인데, 보고서는 필요한 내용을 먼저 보여주는 것이 읽는 이에게 좋습니다.
즉, 결론을 보여주고 이에 대한 설명을 하는 형태로써, 이해를 빠르고 쉽게 그리고 빠른 정보습득을 하도록 돕는 것입니다.
네 번째, 글 작성시 "누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜, 얼마나"를 기억하며 작성한다.
기본적인 글쓰기 요령으로써 위의 원칙에 맞추어 글을 작성합니다. 이러한 요령에 맞추어 글을 작성하면 문장의 완결성이 높아지고 명료해 집니다.
그 결과 읽는 이가 빠른 이해를 하도록 돕는 것이지요.
다섯 번째, 글은 짧고 명료하게 쓰는 것입니다.
이를 위해서 간결하게 핵심 위주로 글을 작성합니다. 그리고 글 작성시, 1문장에는 1개의 메시지만 담고, 1문장은 3줄을 넘기지 않습니다.
문장이 길어지고 담고자 하는 내용이 많아지면 글을 읽는 이에게는 혼란을 줍니다. 복잡한 내용을 쓰기 보다는 단순하게 쉬운 말로 작성하는 것이 좋습니다.
여섯 번째, 글을 작성한 후에 상사의 입장에서 다시 한 번 검토해야 합니다.
보고서는 상사에게 보여지는 문서입니다. 그러니 상사의 입장에서 쓰여지는 것이 맞겠지요.
상사는 꼼꼼하고 바쁜 사람임을 잊지 말아야 합니다. 그렇기 때문에 한 번에 읽고 쉽게 이해가 되어야 합니다. 그래서 기본적으로 오타가 없는지, 주장과 근거가 명료한지, 한 번 읽고 한 번에 이해가 되는지, 구성이 적절한지를 다시 한 번 확인해야 합니다.
더욱이 좋은 방법은 혼자서 쓴 보고서의 첨삭을 다른 이에게 부탁하는 것입니다.
자신 혼자서 검토하게 되면, 놓치는 부분이 생기기 쉽습니다.
매번 보고서를 쓸 때마다, 그 용도가 달라질 겁니다. 마케팅 보고서부터 시작해서 영업, 기획, 작업 보고서 등 많은 용도가 있습니다. 그 용도에 맞추어 글을 작성하는 것이 중요합니다.
하지만 위에서 제시한 기본적인 요소들을 고려한다면 어떠한 보고서에서도 잘 사용할 수 있습니다.
지금까지 보고서 작성 요령에 대해 알아보았는데요. 도움이 좀 되셨나요?
모든 분들이 보고서 작성의 달인이 될 때까지 노력해 봅시다!